Étude de cas: Comment exo a accompagné ses gestionnaires et employés dans la transition au travail hybride?

Plusieurs organisations envisagent un retour au bureau et un passage à un mode de travail hybride. Mais comment accompagner gestionnaires et employés pour que la transition se passe le mieux possible?

Ces derniers mois, exo, a déployé de nombreux efforts pour accompagner gestionnaires et employés avec bienveillance et mettre au cœur de leurs préoccupations le développement des compétences humaines. Pour répondre à cette question, nous avons invité Caroline Germain, Directrice exécutive – Talent et Culture chez exo et David Simard, Conseiller – Culture et engagement chez exo, à venir nous parler de leur transition.

Découvrir le webinaire

Dans ce webinaire:

• découvrez comment exo a outillé les membres de son organisation pour faciliter la transition
• apprenez comment surmonter les différents enjeux liés au retour au bureau et à un mode de travail hybride
• découvrez pourquoi miser sur le développement des compétences et comment transformer son organisation

Animatrice:

Josianne Martel – Facilitatrice d’expérience d’apprentissage chez Boostalab

Conférenciers invités:

Caroline Germain – Directrice exécutive – Talent et Culture chez exo
David Simard – Conseiller – Culture et engagement chez exo

Questions/ Réponses

Comment arrivez-vous à mobiliser, à créer un sentiment d’appartenance alors que certains employés ne se présentent plus au bureau?

exo: Créer un sentiment d’appartenance dans un contexte de télétravail ou de travail hybride est effectivement un défi. Une des pistes que nous avons explorées pendant la pandémie a été de développer un sentiment plus fort de proximité entre les équipes d’exo et notre directeur général au moyen de rencontres virtuelles. Cette démarche a été très appréciée dans l’organisation.

De plus, nous avons beaucoup travaillé à partager des bonnes pratiques en lien avec la tenue de rencontres hybrides afin qu’elles soient plus engageantes et efficaces.

Enfin, le bureau n’est pas le seul endroit où les gens peuvent se réunir. Nous avons d’ailleurs remarqué que lorsque les gestionnaires organisent des événements de team building, ou des 5à7 dans des lieux variés, les membres de leurs équipes répondent généralement tous présents avec enthousiasme. Ce qui est important est de consulter les équipes afin de valider les meilleures options de rencontre. Offrir le choix s’est souvent avéré payant pour nous.

Boostalab: Loin des yeux ne veut pas nécessairement dire loin du cœur! Pour créer ou recréer un sentiment d’appartenance, nous vous recommandons de travailler sur la proximité psychologique et vos normes d’équipes.

Comment réintégrer les employés qui étaient en télétravail sans briser la chimie qui s’est développée au sein des employés de première ligne?

exo: Avoir une conversation authentique avec les équipes de première ligne et les équipes en télétravail permet d’avoir un portrait réaliste des peurs qui peuvent être associées au retour au bureau et ainsi, mieux agir sur celles-ci. Chez exo, nous avons opté pour un retour progressif au bureau. Cela a permis aux équipes de se (re)familiariser au fur et à mesure et à leur rythme à la nouvelle dynamique.

Boostalab: Comme l’a mentionné exo, se donner du temps est une bonne direction. Allez-y par petits pas! Rien ne vous oblige à faire revenir tout le monde en une fois.

Une autre suggestion: lorsque vous organisez une activité de groupe, essayez de créer des équipes combinant les employés de première ligne avec ceux qui étaient en télétravail. Ainsi, les employés pourront se redécouvrir en douceur, sans pour autant briser les affinités qui s’étaient créées.

Enfin, puisque les contextes et parfois même la nature de travail ont beaucoup changé, revoir ses normes d’équipes aidera à repartir sur des bonnes bases!

Comment accueillir les employés qui reviennent au bureau (même quelques jours par semaine) sans basculer dans ‘la fête au village et fanfare’?

exo: Le retour progressif est une solution que nous avons trouvé efficace. En faisant un pas à la fois et en contrôlant le débit et la fréquence des retours, cela permet aux employés une réappropriation plus organique de leur espace de travail.

D’un point de vue logistique, cela permet aussi aux équipes qui organisent le retour de mieux s’ajuster et de se préparer en conséquence. En effet, il y a plusieurs changements opérationnels à gérer comme les salles de réunions, les cartes d’accès, l’accueil de nouveaux employés qui n’ont encore jamais vu les lieux…

Comment avez-vous géré l’intégration des nouveaux employés à travers le modèle hybride?

exo: Pour notre part, nous avons préparé des coffrets d’intégration qui sont envoyés aux nouveaux employés. Ceux-ci contiennent des petits cadeaux de bienvenue mais aussi et surtout des conseils pour bien travailler à la maison tout en prenant soin de sa santé mentale et de son équilibre. Nous organisons aussi des visites du siège social et des opérations pour les nouveaux employés qui désirent mieux s’approprier l’univers d’exo. Enfin, nous avons coaché et outillé les gestionnaires pour bien les préparer à accueillir les nouveaux membres de leurs équipes dans ce mode hybride.

Avez-vous soulevé des discussions sur les sujets chauds qui divisent et soulèvent les employés en lien avec le passeport vaccinal?

exo: Nous avons décidé de ne pas exiger le passeport vaccinal dans nos espaces. À la place, nous communiquons régulièrement sur les règles sanitaires à respecter et nous avons mis en place des procédures pour permettre de suivre les présences au bureau au cas où il y aurait un besoin d’agir. Les salles de réunion doivent, par exemple, être réservées. En revanche, si nous organisons un événement à l’extérieur, nous nous en remettons aux règles de l’espace que nous utilisons.

Œuvrez-vous dans un environnement syndiqué? Le cas échéant, est-ce que des modifications aux conventions collectives ont été apportées? Quel place avez-vous donné au syndicat dans ce dossier?

exo: Une faible proportion d’employés d’exo sont syndiqués. Pendant la pandémie et le déconfinement, nous étions constamment en communication avec les représentants syndicaux afin qu’ils soient bien informés de nos actions et que les périodes de changements soient le plus fluides possible. C’était important pour nous d’avoir des discussions avant chaque annonce car cela nous permettait d’ajuster au besoin les mesures à prendre pour qu’elles soient les plus adaptées possibles.

Comment gérer le retour au bureau pour des agents qui pensent que tout va bien en télétravail, alors qu’au niveau de la gestion on constate que cela ne va pas du tout?

exo: Avant la pandémie, une des peurs les plus courantes était que le télétravail s’accompagnait d’une baisse de productivité. Or, ce n’est pas ce qui s’est produit! Toutefois, pour certains employés, il est possible de constater une baisse de productivité. Dans ces cas, nous pensons qu’il est important que le gestionnaire ait une conversation bienveillante pour bien comprendre les enjeux, les défis et le contexte vécus par ces employés.

Boostalab: Gérez le retour au bureau avec bienveillance et avec un “growth mindset”. Certes, avoir une discussion avec un collègue ou un employé quant à son attitude, son comportement ou sa performance n’est pas toujours facile. Cependant, cela peut être source de développement autant pour votre équipe que pour la personne concernée. Pour bien vous y prendre, n’hésitez pas à consulter notre guide 7 étapes pour oser avoir une conversation difficile et/ou travailler vos pratiques de feedback constructif en équipe!

Permettre l’expérimentation est la clé du succès. Pouvez-vous parler d’un exemple concret ou les résultats étaient différents de ce que vous aviez anticipé au départ?

exo: Avant de mettre en place le retour au bureau, nous aurions pu penser que les employés préféreraient rester au télétravail. Pourtant, après avoir rouvert nos espaces, nous avons constaté qu’il y avait un engouement pour le travail en présentiel et une masse croissante d’employés désireux de revenir travailler au bureau. Pour certains, cela a été une vraie surprise de constater ce besoin, plus fort que prévu.

Boostalab: Avant la pandémie, beaucoup doutaient de l’efficacité du travail à la maison. Pourtant, les études montrent que 94% des 800 organisations sondées ont découvert que la productivité était la même ou supérieure en télétravail en comparaison avec la productivité avant la pandémie!

Avoir des spécialistes en communication au sein de l’équipe était-il aidant?

exo: Une grande partie des enjeux liés à la pandémie et au déconfinement était d’ordre communicationnel.

Chez exo, la communication interne fait partie intégrante du pôle Talent et culture, car elle fait partie du succès de l’expérience employé. Dans cette situation de retour au bureau, avoir des spécialistes en communication naturellement impliqués dans les décisions stratégiques est une force. Ces derniers ont une connaissance des plateformes de communication internes et sont très connectés à la culture d’entreprise et la vision corporative.

Qu’est ce que l’écoute trampoline, mentionnée dans le webinaire?

Boostalab: Une étude du Harvard Business Review dévoile qu’une personne se sent bien écoutée quand l’autre participe activement à la discussion, fournit sans hésiter un point de vue différent et alimente la conversation. Comment sait-on si une personne se sent bien écoutée? Si elle se sent énergisée et prête à rebondir suite à la conversation. C’est l’effet trampoline. Envie d’en savoir plus et d’activer votre écoute trampoline? Découvrez notre guide sur le sujet!

Que pouvons-nous faire pour activer la mobilisation et recentrer l’énergie et le moral des troupes?

Boostalab: Quand il s’agit de mobiliser des troupes, il est important d’avoir des fondations solides dans ses équipes. Pour cela, travaillez les compétences liées à la cohésion d’équipe, à savoir la sécurité psychologique, la proximité psychologique, les normes d’équipe et la collaboration.

Ensuite, n’hésitez pas à mettre en place de bonnes pratiques de feedback constructif et de reconnaissance à fort impact qui peuvent être de vrais propulseurs de développement et d’énergie.

Enfin, donnez-vous des défis d’équipe et développez ensemble des compétences! Quand on se développe tous ensemble et qu’on cherche en équipe à devenir meilleur, on se sent plus proche de ses collègues et plus engagé dans ce qu’on fait.