10 astuces concrètes pour mieux vivre le travail en mode hybride

S’il y a un sujet qui a fait couler beaucoup d’encre au début du télétravail, c’est justement la question de la productivité. Nos collègues et nos employés allaient-ils être aussi performant(e)s à la maison? Plusieurs études et sondages révèlent qu’en fait, les gens à la maison ont généralement travaillé un plus grand nombre d’heures, menant du même coup à un essoufflement pour certain(e)s.

Avec la venue de nouveaux modes de travail hybrides, il est temps de reprendre le contrôle sur notre horaire afin de veiller à une saine productivité. D’après un sondage auprès de notre communauté, près de 65% des personnes vont travailler généralement de la maison quand 19% iront travailler plus fréquemment au bureau; 2% uniquement pensent revenir à 100% en présentiel contre 9 % en télétravail à temps plein. Les façons de faire en matière de travail hybride vont donc varier d’une organisation à l’autre.

Toutefois, quel que soit votre mode de travail, mettre en place des bonnes pratiques contribueront à faire du mode hybride un succès pour vous et votre organisation. Dans cet article, nous vous en livrons 10!

Astuce #1: Mettre à profit le lieu de travail

Quand vous êtes au bureau, c’est le moment idéal d’organiser des rencontres avec vos collègues. L’interaction est toujours un peu différente en présentiel, ce sont donc des périodes adaptées pour faire des brainstormings, régler des questions en suspens, faire le point sur un projet et aussi pour passer du temps avec votre équipe. N’hésitez pas à aller manger ensemble ou simplement prendre une pause autour de la machine à café pour apprendre à mieux vous connaître.

Au bureau, la collaboration et la vie sociale devraient être au cœur de vos préoccupations. Si vous travaillez solo toute une journée au bureau, il y a de bonnes chances pour que vous vous demandiez à la fin de la journée : Pourquoi ai-je perdu du temps à me déplacer aujourd’hui?

En revanche, quand vous êtes en télétravail, profitez-en pour mettre à l’horaire des tâches qui demandent plus de concentration. C’est le temps de miser sur le travail qui se fait bien en solitaire. Essayez au maximum de réduire le nombre de réunions pendant ces journées et profitez-en pour avancer vos livrables.

Si vous n’avez pas toute la flexibilité et la liberté nécessaires pour choisir vos dates et vos emplacements de travail, vous pourriez proposer un code à l’interne pour signifier à l’équipe les moments de concentration de chacun et ceux plutôt dédiés à la collaboration.

Astuce #2: Réduire la charge numérique

Le travail en mode hybride peut avoir un impact important sur notre charge… numérique! En fait, nous sommes devenu(e)s très dépendant(e)s de la technologie pour rester en contact avec nos collègues. Ainsi, la quantité de messages envoyés pour parler à ceux et celles qui se trouvent au bureau ou à la maison s’en est trouvée décuplée. Il est donc plus important que jamais de trouver des tactiques pour gérer ce flux d’information et ainsi préserver votre temps de concentration et votre productivité.

Une bonne pratique serait donc d’automatiser au maximum certaines règles ou certains filtres dans votre boîte de courriel afin de ne recevoir que les messages essentiels en temps réel et le reste, au moment opportun. Vous éviterez ainsi la tentation (parfois très forte) de succomber aux courriels à tout moment.

Pour que cela fonctionne bien, il est important d’en informer vos collègues ou d’indiquer, dans votre signature, que vous répondez à vos courriels en fin d’avant-midi, par exemple.

Si vous êtes physiquement au travail, plutôt que d’envoyer un courriel, levez-vous et allez voir votre collègue en vrai! Ça paraît très simple, mais ça peut réduire considérablement le nombre d’échanges virtuels et booster votre sentiment d’appartenance!

Astuce #3 : Revoir les normes d’équipe

Avec le mode hybride, vous devrez, une fois de plus, adapter vos façons de travailler, votre rythme, vos horaires, votre façon de collaborer, de servir vos clients, etc. Pour mettre toutes les chances de votre côté pour que cette nouvelle transition se fasse positivement, pensez à revoir vos normes d’équipe… en équipe! Une première piste est la suivante.

Comment allez-vous savoir que votre collègue est en pleine période de concentration et qu’il vaut mieux ne pas le déranger? Grâce à un code couleur sur votre Teams ou votre Slack? Via votre calendrier partagé?

Si vous êtes au bureau, quel code allez-vous adopter? Une suggestion est d’utiliser des petits drapeaux de couleur à accrocher à votre écran: vert pour Je suis ouvert(e) à la collaboration et rouge pour Merci de ne pas me déranger.

L’important, c’est que la norme soit discutée et partagée en équipe.

Astuce #4 : Prendre conscience de vos biais

Un des facteurs les plus importants liés à la démobilisation est le sentiment d’iniquité. En mode de travail hybride, il importe de se demander si tout le monde sera traité de la même façon, alors que certain(e)s sont au bureau et que d’autres sont à distance. La dynamique d’équipe – où tout le monde se sent contributif et inclus – doit demeurer une source de préoccupation en tout temps.

La première chose à faire est de prendre conscience de vos propres biais, ceux qui pourraient avantager certain(e)s collègues au détriment de d’autres.

Il y a tout d’abord le biais de proximité, où l’on pense que les gens qu’on voit travailler sont plus productifs que ceux à distance. Un tel biais pourrait avoir comme impact d’attribuer un mandat à une personne avec qui vous avez plus de contact que quelqu’un que vous voyez moins souvent, par exemple.

Un deuxième biais commun est le biais de confirmation, soit le risque d’interpréter de nouvelles informations dans le but de confirmer ce qu’on pense déjà d’une personne. À distance, vous pourriez donc continuer d’apprécier les gens que vous aimez déjà ou continuer d’éviter les gens que vous aimez moins. Même si cela reflète la nature humaine, cela n’est pas souhaitable au sein d’une équipe: moins vous aurez d’interactions avec certain(e)s collègues, moins vous leur donnerez la chance de changer l’opinion que vous avez d’eux ou d’elles.

Prendre conscience de vos biais, c’est donc un premier truc à mettre en place pour favoriser une bonne dynamique d’équipe.

Astuce #5 : Porter une attention particulière aux réunions

Le premier constat quant aux rencontres en mode hybride, c’est que ce n’est vraiment pas facile. En effet, il est difficile d’empêcher les conversations parallèles et les sous-entendus, de s’assurer que le son est bon et que tout le monde se sente inclus. En fait, une réunion hybride devrait se produire en dernier recours!

Or, quand vous n’avez guère le choix, un premier conseil est de mettre tous les participant(e)s sur le même outil de vidéoconférence dès qu’une personne est à distance! Ainsi, tout le monde est égal. Il en va de même pour le temps de parole : essayez qu’il soit équivalent pour tous. Ainsi, n’hésitez pas à nommer une personne responsable du temps de parole afin d’y veiller.

Autrement, l’animateur joue un rôle crucial dans le maintien de l’engagement et de la dynamique dans une rencontre. En commençant les tours de table par des personnes à distance ou qui interviennent moins souvent ou en provoquant des interruptions fréquentes pour les solliciter, la personne chargée de l’animation peut vraiment faire une différence. Encore mieux, partagez l’animation entre une personne au bureau et une autre à la maison!

Enfin,  la fin de la réunion doit correspondre à la fin de la discussion. Autrement, si des choix sont faits après coup de manière informelle, les personnes à distance peuvent mal le vivre et ne plus être incitées à participer de nouveau.

Astuce #6: Viser un temps de relation équitable

Pour faire le suivi de vos interactions et vous assurer que vous entretenez vos diverses relations au travail, tenez un fichier Excel ou une liste à proximité afin d’y répertorier les connexions que vous avez avec vos collègues. Ainsi, vous déjouerez le biais de proximité et éviterez de penser uniquement à ceux que vous voyez plus régulièrement.

Sur cette grille, inscrivez les moments où vous avez eu une rencontre individuelle, les projets que vous avez en commun, le feedback que vous avez échangé, leurs forces, etc. Avoir cette liste sous les yeux vous permet d’avoir une vison plus objective de vos relations et de veiller sur une dynamique d’équipe où tout le monde se sent inclus.

Si vous n’avez pas envie d’utiliser un outil ou une liste, vous pouvez tout simplement faire un bilan mental une fois par semaine: Avec qui n’ai-je pas eu d’interaction depuis longtemps?

Astuce #7: La toile d’araignée

Une autre astuce pour s’assurer que chacun utilise son droit de parole de façon équitable est l’activité de la toile d’araignée.

Imaginez-vous dans une réunion. La personne qui anime dessine un cercle et relie les gens selon leurs interactions au fil de la rencontre. À la fin de la discussion, vous aurez une représentation visuelle de vos interactions. Vous verrez qui est sur-utilisé(e) lors d’une rencontre et qui ne l’est pas assez. Vous pourrez ainsi facilement optimiser votre prochaine rencontre d’équipe!

Astuce #8: Réduire la quantité d’information virtuelle

Plusieurs d’entre nous ont trouvé un bel usage pour le temps libéré par le temps de transport! On s’entraîne, on dort plus, on a un peu plus de temps pour s’occuper des enfants et de leur départ pour l’école.

Avec le travail en mode hybride, on est contraint de rebrasser le tout. Si les rencontres en mode hybride sont à garder en dernier recours, les rencontres virtuelles, elles, sont là pour rester.

Les études démontrent que la quantité d’informations récoltée par notre cerveau durant les multiples rencontres en visioconférence va au-delà du naturel. Normalement, en rencontres présentielles, nous écoutons et décodons le langage non-verbal uniquement de la personne qui parle. En vidéoconférence, tout le monde se regarde les yeux dans les yeux et décortique le non-verbal de chacun(e) en même temps, incluant soi-même. Cela fait une surcharge d’informations qui peut être fatigante à la longue!

Or, voici des solutions simples à mettre en place pour y remédier:

• Sortir du mode plein écran pour réduire la taille des visages et la quantité d’informations à traiter
• Masquer l’affichage de soi

De cette façon, vous passez plus de temps à écouter vos collègues qu’à vous analyser ou à vous juger.

Astuce #9: Instaurer des temps blancs

Le temps blanc, c’est le temps qu’on laisse à son esprit pour vagabonder sans objectif précis. Pour le cerveau, il s’agit d’une activité extrêmement ressourçante et vivifiante. Avouez que vous avez déjà eu des idées de génie en prenant votre douche ou sur une route de campagne?

Voici quelques trucs pour faire plus de place aux temps blancs :

• Ayez des rencontres de 50 minutes au lieu d’une pleine heure
• En allant au bureau, regardez le paysage dans le train ou dans l’autobus, ou écoutez de la musique en faisant le vide dans le trafic
• Utilisez votre heure de lunch pour dîner à l’écart de votre ordinateur

Pour le cerveau, les périodes d’inaction sont ressourçantes. Bien qu’il ne soit pas facile de ne rien faire, essayez-le! Vous verrez que cela vous fait du bien.

Astuce #10: Entraîner ses compétences

Même avant la pandémie, votre équipe avait certainement des compétences à développer afin que ses membres s’épanouissent pleinement. Or, en mode hybride, vous aurez plus que jamais besoin de compétences en matière de communication, d’empathie, de sécurité psychologique, de bienveillance, de feedback, de reconnaissance et de courage. Peu de gens sont préparés à ce défi.

Pour vous assurer que tous évoluent de façon positive, n’hésitez pas à mettre en place des pratiques pour vous développer en équipe: du codéveloppement, des défis d’équipe ou des parcours de développement peuvent être de bonnes solutions.

Astuce bonus: S’inspirer des autres

Chez Boostalab, nous croyons beaucoup à la force de l’intelligence collective. C’est pourquoi lors de notre webinaire Travail en mode hybride: les clés du succès, nous avons sondé les participant(e)s afin de connaitre leurs meilleures astuces. Nous les avons judicieusement compilé afin de vous les partager ici-bas. À vous maintenant!

En conclusion, c’est en veillant à la productivité de chacun(e), en protégeant la dynamique d’équipe et en prenant soin de soi que la transition au mode hybride se fera tout en douceur.