Repenser les réunions d’équipe en 4 questions cruciales

Quelle est votre réaction lorsque vous entendez le terme “réunion d’équipe”? Un élan d’enthousiasme où vous vous dites “Super, voici l’occasion de faire de point et de s’assurer que nos efforts sont alignés”? Ou alors un soupir de découragement, “Bon, encore une perte de temps alors que j’ai tant à faire”?

Qu’on les apprécie ou non dans leur état actuel, les réunions d’équipe peuvent pourtant être un important outil d’engagement… si on les paramètre de la bonne façon! Et même si on connaît les principes de base pour des réunions efficaces (comme s’assurer que les bonnes personnes y participent, que le moment soit bien choisi, ou que les buts de la rencontre soient clairs, par exemple), on a parfois besoin d’un coup de pouce supplémentaire pour mettre le tout en œuvre dans son véritable contexte professionnel.

Alors comment faire pour que les réunions d’équipe soient un vecteur de mobilisation et de productivité, et non un truc dont on veut rapidement être libéré?

Pourquoi ne pas se donner tout simplement l’occasion de les repenser?

Quand doit-on repenser ses réunions d’équipe?

Compte tenu du contexte actuel où de nombreuses équipes s’adaptent à de nouvelles modalités de travail, la réponse est simple: dès maintenant!

En effet, peu importe qu’on soit tous de retour au bureau avec les collègues, tous à distance, ou alors en mode hybride comme c’est le cas pour bien des équipes, ça vaut la peine de faire de point sur ses réunions d’équipe pour identifier leurs points forts… et leurs aspects à améliorer!

Comment évaluer la situation actuelle en matière de réunions d’équipe?

Un bilan, c’est toujours bon pour s’offrir une perspective nécessaire sur le travail accompli. Et si les bilans sont plus courants lorsqu’on parle de projets ou d’initiatives dont le début et la fin sont clairs pour toute l’équipe, pourquoi ne pas appliquer l’exercice à des pratiques courantes, comme les réunions?

Ces rencontres, qu’elles soient en équipe ou individuelles, sont des occasions formidables de tisser des liens de collaboration toujours plus forts entre les membres de l’équipe. Pour les repenser sous des angles nouveaux et porteurs, nous vous suggérons de vous poser quatre questions cruciales.

Question #1: Est-ce que les valeurs communes de l’équipe ont été discutées?

Les valeurs que l’on porte en soi ont une influence importante sur la façon dont on se comporte. Si ces valeurs ne sont jamais discutées entre les membres d’une équipe, il est fort possible que les comportements adoptés par certaines personnes viennent en choquer d’autres et vice versa, alors que tout le monde pense authentiquement bien faire, que ce soit durant les réunions d’équipe ou ailleurs.

En clarifiant les valeurs les plus importantes pour chaque membre de l’équipe, et en établissant les valeurs communes auxquelles tous et toutes adhèrent, il devient alors plus facile d’établir des normes d’équipe par rapport aux comportements attendus.

En d’autres mots, ça permet à tout le monde d’avoir le sentiment de jouer le même jeu avec les mêmes règles!

Question #2: Est-ce que chaque personne qui participe retire de la valeur des réunions d’équipe?

Personne ne s’enthousiasme à l’idée de participer à une réunion d’équipe où les objectifs ne sont pas clairs, où le temps est mal géré, et où chaque personne finit par se demander un peu ce qu’elle fait là! Or, ces rencontres peuvent offrir beaucoup de valeur à chaque membre de l’équipe qui y participe.

Pour cerner si la rencontre offre de la valeur à l’ensemble de l’équipe, on peut s’attarder plus particulièrement à la façon dont les sujets sont communiqués à l’avance . Qui sait? C’est peut-être l’occasion d’obtenir de nouvelles perspectives ou des informations cruciales auxquelles on n’aurait pas pensé.  On peut aussi réfléchir à la répartition du temps (tant pour les sujets que pour le temps de parole), et sur la façon dont les suivis sont établis et communiqués.

En effet, les réunions d’équipe peuvent non seulement être porteuses d’engagement mais également offrir des occasions de développement et d’apprentissage pour toute l’équipe. Pourquoi ne pas en profiter pleinement?

Question #3: Est-ce que les méthodes de fonctionnement qui conviennent le mieux à tous ont été explorées?

Il est facile pour les équipes de glisser dans un mode de fonctionnement plus ou moins efficace, et d’y rester “parce qu’on a toujours fait ça comme ça”. Et pourtant, cette attitude implique de se priver d’explorer des options qui pourraient contribuer grandement au dépassement individuel et collectif de l’équipe.

En prenant le temps d’examiner ses pratiques et de déterminer ce qui est le plus apprécié, ce qui devrait être amplifié, ce qui devait être ajouté et ce que l’on souhaite ajuster, on s’assure de mieux coller à la réalité et donc aux besoins de tous les membres de l’équipe.

Et, parlant de réalité…

Question #4: Les réunions d’équipe tiennent-elles compte de la nouvelle réalité hybride?

Le temps où “réunion d’équipe” signifiait rassembler tout le monde dans un même endroit physique pour une période déterminé est révolu, pour la plupart des organisations. On doit désormais compter sur des configurations plus fluides quant au mode de travail des membres de l’équipe, et le fameux “mode hybride” est devenu la réalité quotidienne de bon nombre d’entreprises.

Dans ce contexte, les réunions d’équipe sont un outil formidable pour maintenir le sentiment de proximité psychologique au sein des équipes — un facteur essentiel pour une collaboration réussie — dans la mesure où des pratiques adaptées à cette réalité hybride soient adoptées.

On n’a plus à être surpris que les réunions d’équipe aient une telle influence sur le bien-être et la performance des équipes! Qu’en est-il des vôtres?