Les rencontres individuelles: un incontournable qui rapporte

En tant que gestionnaire, vous tenez régulièrement des rencontres d’équipe avec vos employé·es pour rester au fait de l’avancement des divers projets de votre secteur, et pour communiquer ce qui est nécessaire au bon fonctionnement de vos opérations quotidiennes.

C’est suffisant, n’est-ce pas?

En fait, non. Bien que les rencontres d’équipe aient une place importante et répondent à un besoin indéniable, les rencontres individuelles avec les employé·es, organisées fréquemment, sont elles aussi essentielles à la bonne santé de votre équipe ainsi qu’au bien-être de ses membres!

À quel moment doit-on tenir des rencontres individuelles avec les employé·es?

Une des clés avec les rencontres individuelles, c’est de s’assurer qu’elles ont lieu de façon régulière… Chaque organisation est différente.

Fréquence > durée

En effet, pour que ces rencontres prennent tout leur sens, la fréquence est l’un des éléments à privilégier, parfois plus que la longueur. Une bonne façon d’y songer: plus les rencontres sont rapprochées les unes des autres, moins elles ont généralement besoin d’être longues!

Si possible, on devrait viser une fois par mois. Et c’est encore mieux si on réussit à assurer des rencontres hebdomadaires ou bihebdomadaires pour permettre de bien étoffer la relation gestionnaire-employé·e.

Et si on n’a pas encore commencé?

Vous n’avez pas encore l’habitude de tenir ces rencontres individuelles avec vos employés? Qu’à cela ne tienne! Comme dit l’adage, mieux vaut tard que jamais. Le meilleur moment pour adopter des pratiques de gestion éprouvées est.. maintenant!

Allez-y!

Les moments clés pour les rencontres individuelles avec des employés

Au-delà du besoin de régularité, il existe des moments clés où la tenue de rencontres individuelles avec les employé·es prend un sens encore plus grand.

À votre arrivée en poste comme gestionnaire

C’est le moment de mettre le ton quant à la relation que vous désirez cultiver avec les membres de votre équipe, en ancrant cette dernière dans les valeurs qui sont les plus importantes pour vous et les normes que vous souhaitez instaurer pour votre équipe.

À l’arrivée d’une nouvelle personne dans votre équipe

Lorsqu’une nouvelle personne s’ajoute à votre équipe, prenez le temps d’apprendre à la connaître vraiment. Il est parfois plus difficile de poser des questions aux membres de votre équipe une fois que vous êtes dans le feu de l’action — prenez donc le temps de le faire dès le début!

Pensez également à reprendre le processus une fois la période d’essai de l’employé·e terminée, afin de s’assurer que les attentes soient toujours bien comprises de part et d’autre.

À la fin d’un projet important

Bien que vous aurez sans doute planifié l’occasion de faire un post mortem de projet en équipe, la fin d’un projet important peut être une excellente occasion d’organiser également des rencontres individuelles avec les employé·es pour faire le point sur leurs expériences, leurs apprentissages, et leurs aspirations.

Avant et après une transition

En tissant avec les membres de votre équipe des relations ancrées dans l’ouverture et la confiance, vous pouvez avoir à jouer un rôle crucial pour les accompagner dans un contexte de transition, surtout si cette dernière entraîne une déstabilisation au sein de votre équipe ou de certaines personnes qui en font partie.

En s’assurant de tenir des rencontres individuelles en amont de la transition et une fois celle-ci complétée, vous serez en meilleure posture pour comprendre le quotidien de votre équipe.

Lorsque des besoins de formation sont exprimés

Un autre moment clé où la rencontre individuelle prend tout son sens, c’est lorsqu’un besoin de formation se fait sentir ou est exprimé par une personne dans l’équipe. Dans ce cadre, la rencontre permet de bien cerner les besoins de l’employé·e et d’être à même de lui proposer des solutions de formation en réponse à ses besoins.

Comment bien préparer une rencontre individuelle avec un(e) employé(e)?

Pour assurer le succès de vos rencontres individuelles avec les employé·e·s, un rappel est de mise: la rencontre individuelle devrait être au service de votre employé·e. C’est ce qui contribuera grandement à la relation d’ouverture et de confiance que vous voulez cultiver avec chaque membre de votre équipe.

Au-delà des sujets que vous désirez aborder, prenez le temps de valider l’état d’esprit de votre employé·e — c’est d’autant plus important si vous êtes en pleine période de changement!

De plus, en prenant le temps de s’intéresser à la vie personnelle des membres de votre équipe, vous serez mieux à même de comprendre les enjeux auxquels vos employé·es sont confronté·es au quotidien et qui peuvent avoir un impact sur leur attitude par rapport au travail.

(Après tout, la confiance est l’une des clés du bien-être au travail, qui en retour est l’un des facteurs qui influencent le plus la performance.)

Alors, vous sentez-vous d’attaque pour tirer le meilleur parti de vos rencontres individuelles?