5 conseils d’exo pour bien gérer une transition

Exo est une jeune organisation de transport collectif, qui a été créée le 1er juin 2017, par la fusion de 14 organismes de transport locaux. Il dessert le territoire de la Communauté métropolitaine de Montréal (82 municipalités), de Kahnawake et de la Ville de Saint-Jérôme. Exo exploite les services de transport collectif par autobus et de transport adapté des couronnes nord et sud, ainsi que le réseau de trains de la région métropolitaine de Montréal.

Pour exo, le virage vers le travail en mode hybride était un défi important. Mais c’était aussi une belle opportunité à saisir pour amorcer un changement plus profond et mettre en place un environnement de travail plus humain, innovant et performant.

Dans cet article, Caroline Germain, directrice exécutive – talents et culture, et David Simard, conseiller – talents et engagements, partagent avec nous leur expérience et leurs précieux apprentissages durant cette période de transition.

Dans les derniers mois, avec le déconfinement graduel, plusieurs entreprises ont commencé à envisager un retour au bureau des employé(e)s et à adopter un mode de travail hybride.

Chez exo, quel a été votre positionnement par rapport au retour au bureau et au travail en mode hybride?

exo: “Nous avons deux objectifs importants pendant cette période de transition.

• Rendre le travail en présentiel attractif
  En effet, nous sommes convaincus que le travail en présentiel contribue à créer des équipes cohésives et une culture d’entreprise forte. Mais c’est à nous de les convaincre de se déplacer, de créer des espaces de travail nourrissants!
• Être à l’écoute des gens et offrir de la flexibilité
  Notre deuxième objectif est d’être plus axé vers les besoins de nos gens, les écouter et respecter la flexibilité souhaitée. Nous avons ainsi opté pour un cadre souple qui permet les deux modes de travail.
  Chacun a des besoins différents et chacun vit le retour au bureau à sa façon. Nous croyons que nous devons, si les opérations le permettent, respecter ce rythme”

Quels apprentissages retiendrez-vous de cette période de transition et quels conseils donneriez-vous à des organisations qui s’apprêtent à vivre cette transition?

exo: “ Il y a 5 grands apprentissages qui nous paraissent plus particulièrement pertinents à partager.”

Conseil #1: De travailler pour rien, tu accepteras

exo: “Avec l’évolution des recommandations de la santé publique, nous avons dû réviser nos plans à de nombreuses reprises. Dans une situation exceptionnelle telle qu’un contexte pandémique, il faut être prêt et conscient que le travail effectué peut être appelé à changer, à recommencer, à évoluer.”

Conseil #2: De tenter de tout appréhender et planifier, tu éviteras

exo: “Surplanifier n’est pas efficace, car il y a trop d’impondérables. Un défi majeur dans une transition comme celle-ci est que nous n’avons jamais toutes les réponses. Le passage en mode hybride et la période post-pandémique en général reste et restera une situation où nous devons nous adapter au fur et à mesure que le train avance.

Dans ce contexte, il faut adopter une certaine posture qui accepte l’inconnu et qui considère les changements, les imprévus et même les échecs. Et cette posture, il faut qu’elle soit adoptée autant par les employés que par les gens responsables de la planification du retour au bureau. C’est tout un défi de communications, car c’est bien plus simple de partager de grandes lignes directrices bien droites et anticipables que de mobiliser les employés à sauter dans l’inconnu!

D’un autre côté, ce sont des réflexes que nous valorisons et promouvons à l’interne chez exo. Cette transition est un défi, mais c’est aussi une superbe opportunité pour développer le muscle du changement auprès de nos employés!”

Conseil #3: De consulter et de s’entourer, tu t’assureras

exo: “De nombreuses organisations l’ont mis en place mais nous croyons que c’est important de le rappeler: il est crucial de mettre en place un comité transversal. Ce comité a comme mission d’analyser la situation,de prendre des décisions, de les communiquer et de prendre action. Idéalement, celui-ci est composé des différents secteurs de l’entreprise afin de pouvoir prendre en compte l’ensemble des contextes de travail et ainsi, bien prendre le pouls global de l’organisation.

Le comité doit aussi pouvoir consulter,c’est-à-dire de se donner la chance de tester ses hypothèses et de les adapter aux diverses réalités.

L’apprentissage que nous faisons, c’est que quand c’est possible, il faut laisser le choix à l’employé. Nul besoin d’imposer un cadre rigide du travail hybride. Si nous offrons un milieu de travail performant et bienveillant,les employés auront le goût, par eux-mêmes, de se déplacer et de profiter de la présence de leurs collègues, quelques jours par semaine, voire par mois. Il faut se faire confiance et faire confiance aux employés.”

Conseil #4: Les premières lignes, tu n’oublieras pas

exo: “Compte tenu de la nature de nos services, les premières lignes, soit 20% de notre personnel, ont été maintenues en activité présentielle tout au long de la pandémie afin de répondre aux besoins de notre clientèle. Au même moment, il y avait une relance du transport collectif et de nombreux étudiants revenaient et comptaient sur les services d’exo.

En parallèle, environ 80% des 600 employés de l’organisation sont passés en mode télétravail. Nous avons donc dû mener deux opérations de gestion du changement en même temps.

Garder le contact avec les personnes sur le terrain durant cette période a été tout aussi important. C’est pourquoi nous avons organisé des tournées sur différents sites avec notre directeur général afin de prendre le pouls de nos employés de première ligne.”

Conseil #5: De garder les canaux ouverts, tu ne manqueras pas

exo: “C’est important d’avoir des médias et des événements internes qui donnent la chance aux employés de pouvoir s’exprimer. N’hésitez pas à multiplier les outils de communication! De notre côté, nous avons fait des Questions & Réponses ainsi que des événements en direct. Nous avons aussi fait des vidéos, des communications écrites et des rencontres de gestion, dont certaines avec notre directeur général..

Faites également appel à vos experts internes et gardez ces personnes clés informées tout au long de la transition. On a souvent le réflexe d’élaborer un plan bien détaillé et intégré avant de le communiquer. Dans un contexte de changement continuel et de transition, il faut accepter de communiquer même avec des zones d’ombre. Il est préférable de communiquer même s’il y a peu ou pas de nouvelles informations que de ne pas communiquer du tout.

Cette transition a été une façon extraordinaire d’initier une démarche de transformation auprès de nos gestionnaires et de nos employés qui valorise la responsabilisation, la bienveillance et la performance. Pour nous, le retour au travail et la transition vers le mode hybride a été une opportunité de continuer de nous différencier en tant qu’employeur et nous comptons bien poursuivre nos efforts en ce domaine.”