Animer un groupe de discussion avec succès: 3 dimensions à considérer

Avez-vous déjà animé un groupe de discussion? Selon votre expérience, il est possible que cette question vous fasse sourire ou grimacer. Que vous en soyez à vos débuts (on vous a demandé d’animer un groupe de discussion et vous ne l’avez jamais fait auparavant, au secours!) ou que vous vous considériez de niveau expert, il est toujours utile de réviser quelques notions de base pour assurer son succès!

Dans cet article, vous découvrirez trois dimensions à considérer pour que l’expérience soit enrichissante pour l’ensemble des participant·e·s, mais avant tous, prenons le temps de faire le point…

Un groupe de discussion, c’est quoi au juste?

Contrairement à une rencontre de travail, dont l’objectif peut être de dégager un consensus, de formuler des stratégies ou du moins de prendre les meilleures décisions possibles, le but d’un groupe de discussion est plutôt d’obtenir le plus grand nombre de perspectives sur une question ou une situation donnée.

C’est par ailleurs ce qui en fait un outil essentiel en amont d’une transformation organisationnelle, ainsi qu’un atout majeur lorsque des équipes font face à des changements, en cours ou à venir, qui peuvent se passer plus ou moins bien.

Le rôle d’animation est clé dans le succès de ce type de rencontre. C’est lui ou elle qui donne le ton, structure les échanges et s’assure de fournir aux participants les conditions qui permettront de faire émerger les meilleurs points et, ultimement, de prendre de meilleures décisions.

Découvrons maintenant les trois dimensions à considérer pour des groupes de discussion porteurs et inspirants.

1ère dimension: la gestion du temps

Une bonne gestion du temps fait en sorte que la plus grande partie de la rencontre soit consacrée à la discussion des questions en jeu. C’est la raison pour laquelle on a réuni toutes les personnes participantes, n’est-ce pas?

Pour éviter que les préambules ne s’étirent et qu’on manque de temps pour résumer les points cruciaux à la fin de la période consacrée au groupe de discussion (ce qui peut être démotivant lorsqu’on a l’impression que les points de vue apportés resteront des paroles en l’air), une bonne gestion du temps s’impose!

En règle générale, on devrait consacrer 15% de la rencontre à son démarrage — c’est le moment où on réitère les objectifs et les attentes, et où les membres du groupe peuvent se présenter brièvement — et 15% à sa conclusion, où tout le monde peut s’entendre sur les points les plus importants qui ont été discutés.

Ce qui veut donc dire que 70% du temps (oui, oui!) devrait être consacré… à la discussion! C’est le moment où chaque personne est appelée à partager son point de vue, où on s’assure que le temps de parole reste équitable, et où on plonge dans le vif du sujet.

2e dimension: la gestion du climat

Dans une rencontre, le climat se transmet par ce qui est dit, certes, mais également par le langage non verbal des membres du groupe. La communication ne s’effectue pas uniquement par les paroles, après tout!

On espère évidemment que tout le monde s’en tienne aux conditions de succès et aux comportements attendus tels qu’établis dans le démarrage de la rencontre, mais si jamais on perçoit un glissement, il est important de rectifier le tir! Il en va de même si les participant·e·s s’éloignent du sujet discuté (ce qui peut devenir une source d’irritation en soi).

Dans son rôle d’animation, on a tout à gagner à suivre de près l’évolution du climat de la rencontre, pour s’assurer d’intervenir à temps, quitte à suggérer une courte pause si nécessaire.

3e dimension: la gestion du contenu

La beauté d’un groupe de discussion? On peut y générer beaucoup d’idées et de points de vue. Le défi d’un groupe de discussion? On peut y générer… beaucoup, beaucoup d’idées et de points de vue!

En fait, la clé pour en tirer parti, c’est de faire en sorte de capturer ces idées de la façon qui soit la plus utile à tout le monde. C’est ici que les supports visuels sont d’une grande utilité. Qu’il s’agisse de grandes feuilles autocollantes disposées dans la salle, d’un tableau blanc virtuel, ou de toute autre solution qui convienne le mieux à votre groupe et votre organisation, l’idée est de permettre de voir ce qui est dit et de consigner les éléments clés des discussions.

Une idée porteuse peut être de répartir la responsabilité de la prise de notes parmi les membres de l’équipe (pas facile d’animer et de pendre des notes en même temps), ce qui permet non seulement d’accroître l’engagement du groupe durant la discussion, mais également de faciliter une compréhension commune en prenant le temps de reformuler les idées.

Que vous l’animiez ou non, que diriez-vous de porter une attention toute particulière à chacune de ces dimensions lors de votre prochain groupe de discussion?