Compétences

6 janvier 2022

8 min.

Comment améliorer sa gestion du temps et des priorités?

Avez-vous parfois (souvent) l’impression de manquer de temps? Pourtant, savoir bien gérer son temps, c’est la clé pour faire ce qu’on aime, profiter de la vie, se sentir productif(ve) et compétent(e) dans son travail.

Or, comment faire pour récupérer la maîtrise de ce temps? Voici quelques pistes à explorer.

Travailler sa gestion personnelle du temps

Devenir maître de son temps

Bien gérer son temps, cela commence par une bonne maîtrise de soi! Or, deux obstacles jouent un grand rôle dans l’organisation du temps.

D’abord, le manque d’attention, autrement dit la difficulté à se concentrer volontairement sur une activité précise, en constitue un premier. On dit qu’une personne peut se concentrer entre 10 et 25 minutes. Selon les sources, ce nombre peut varier légèrement. Quoiqu’il en soit, une chose est certaine: notre cerveau est constamment sollicité par divers stimuli. C’est donc tout un défi de rester concentré(e) sur ce que nous devons faire. Il faut faire preuve de vigilance pour identifier nos distractions et décider consciemment de revenir à ce qu’on faisait avant d’avoir été distrait(e).

Quant au deuxième obstacle, il s’agit ni plus ni moins de la procrastination, cette fâcheuse tendance que nous avons de remettre à plus tard une activité que l’on doit réaliser. Si procrastiner de temps à autre est acceptable, cela devient un enjeu lorsque cette procrastination empêche le développement et met en péril les échéanciers et les objectifs que l’on se fixe.

Rien n’est aussi fatigant que de remettre perpétuellement à plus tard une tâche inachevée.

William James

Psychologue

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Il n’est jamais trop tard pour redevenir maître de son temps et le meilleur moment pour commencer est toujours… maintenant!

Tout d’abord, identifiez si vous avez des enjeux d’attention ou de procrastination. Faites un bilan, en utilisant notre guide ou en analysant les situations dans lesquelles vous avez rencontré ces obstacles. Ensuite, définissez les points à considérer pour maximiser votre attention et lancez-vous le défi de vous y tenir. Puis, parce qu’on apprend mieux en groupe, trouvez-vous des complices qui pourront vous aider à reprendre le droit chemin dès que vous vous en éloignez.

Enfin, si les choses ne se passent pas exactement comme prévu, lâchez prise. C’est aussi, parfois, souvent, beaucoup ça la vie.

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Guide: Comment devenir maître de son temps?

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Garder le cap tout en gérant les tâches multiples

Si vos enjeux d’attention ou de procrastination sont maintenant réglés et que vous avez repris le contrôle de votre temps, apprendre à gérer et accomplir vos tâches tout en gardant en tête vos objectifs est un autre aspect que vous pouvez travailler.

Avez-vous de nombreuses tâches à accomplir sans savoir par où ni comment commencer? Sentez-vous que vous avez de la difficulté à décider laquelle des urgences vous devez prioriser? Si c’est le cas, penchez-vous sur la question.

Le sujet est complexe et a fait assurément couler beaucoup d’encre. Il a inspiré nombre d’auteurs et de chercheurs. Que ce soit avec la méthode Pomodoro, la matrice d’Eisenhower ou la technique de l’horloge et de la boussole de Steven R.Covey, mieux prioriser et concentrer ses efforts à la bonne place aide à gagner en productivité et en satisfaction tout en réduisant le stress! Qui ne le désire pas?

Peu importe la méthode privilégiée, il est important tout d’abord de prendre conscience de ses zones de forces et de vigilance en ce qui concerne la gestion du temps. Quand vous les aurez identifiées, l’étape la plus importante à franchir est assurément celle de passer à l’action. Avez-vous un défi d’organisation et de négociation? Voulez-vous travailler sur une meilleure planification? Votre défi est-il plutôt de mieux activer vos forces et d’en faire des vecteurs de motivation?

C’est à vous de choisir!

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Guide: Comment gérer les tâches multiples en gardant le cap?

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Diminuer son hyperconnectivité

On ne peut parler de gestion du temps optimale sans parler d’hyperconnectivité.

L’hyperconnectivité est le fait d’être en permanence relié(e) à nos outils technologiques et nos réseaux. En dépit des nombreux avantages de la technologie, on recense de plus en plus d’impacts négatifs, tant sur le plan physique que psychologique, au-delà d’un certain seuil d’utilisation.

Consultez-vous et répondez-vous à vos courriels dès qu’ils entrent? Ressentez-vous un inconfort quand votre téléphone intelligent n’est pas avec vous ou vous fait défaut? Éprouvez-vous de la difficulté à rester concentré(e) dans vos visioconférences en raison des nombreuses notifications que vous recevez simultanément sur vos différentes plateformes?

En réduisant votre hyperconnectivité, vous pouvez rétablir un rapport sain avec les outils technologiques (et apprendre à aimer Zoom, Microsoft Teams ou Slack de nouveau!). Ces derniers redeviendront vos amis plutôt que vos ennemis et vous aideront dans votre gestion du temps.

Commencez par réaliser un premier bilan des interactions que vous avez avec la technologie pendant une semaine typique. Ensuite, prenez un moment pour réfléchir à ce qui compte vraiment pour vous. En faisant cela, vous pourrez déterminer quels sont les automatismes que vous devez changer. Changer une habitude n’est pas facile, mais en prenant le temps de comprendre les bénéfices que vous en tireriez, vous y parviendrez plus facilement.

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Guide: Comment réduire son hyperconnectivité?

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Pratiquer la pleine conscience au travail

Pratiquer la pleine conscience procure de nombreux bienfaits démontrés scientifiquement. La pleine conscience, c’est la capacité à prêter attention au moment présent. Être pleinement là. La pleine conscience, c’est choisir de diriger nos pensées, nos émotions, nos sensations physiques sur ce que nous faisons à l’instant T, avec un œil bienveillant sur soi, sur les autres et notre environnement.

Si les recherches en démontrent de nombreux bienfaits au niveau de la santé, les spécialistes notent également des impacts positifs dans le travail.

En effet, les personnes qui pratiquent la pleine conscience au travail ont une meilleure capacité de concentration, une meilleure gestion du stress, un plus grand état de bien-être et font preuve de plus de créativité.

Quand on est en état de pleine de conscience au travail, on est capable d’avoir une meilleure clairvoyance. Mais surtout, on gère nos tâches et notre temps tout en vivant pleinement nos passions sans se mettre trop de pression.

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Guide: Comment pratiquer la pleine conscience au travail?

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Faire preuve de plus de proactivité

Et si au lieu d’être en mode réaction, vous passiez en mode pro-action?

Une personne proactive sort de sa zone de confort et innove, elle est orientée vers l’action, prend des initiatives et se met en « mode solutions » même quand une situation est difficile. Être proactif(ve) signifie ne pas hésiter à proposer de nouvelles idées, repérer les pistes d’amélioration et prendre les devants.

C’est ainsi qu’une personne faisant preuve de proactivité a un meilleur contrôle sur son temps. En effet, elle a meilleure posture face aux tâches qu’elle doit accomplir, elle les accepte mieux et est plus à même de se fixer des échéances qui font du sens et qui lui conviennent.

Finalement, le contrôle du temps passe sans doute par une plus grande proactivité!

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Guide: Comment être plus proactif?

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Travailler en équipe pour booster les pratiques de gestion du temps et des priorités

Dans une organisation, on travaille rarement seul. Et pour que vous puissiez gérer votre temps et vos priorités de manière efficace, il est important que vous et votre équipe soyez alignés. En effet, en ayant tous conscience des bonnes pratiques en la matière, vous serez plus à même de vous montrer unis dans la manière dont vous organisez votre temps. Vous pourrez même repenser en équipe la façon dont vous gérez actuellement vos agendas.

Et si vous vous lanciez le défi en équipe de mieux gérer votre temps et vos priorités?

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