Check-in: Le meilleur moyen d’atterrir dans une réunion

Vos équipes ont-elles le réflexe de faire des check-in lorsqu’elles ont des rencontres de groupes?

CHECK-IN? Mais qu’est-ce que ça mange en hiver?!

Les check-in sont ces tours de table, qui servent à accueillir tout le monde en réunion.

Pourquoi faire un check-in?

Chez Boostalab, nous voyons cela comme une forme d’atterrissage. Réserver un moment pour prendre le pouls de tout le monde, avant de s’attaquer aux sujets de la rencontre, nous semble un bon moyen de faire atterrir les membres d’une équipe dans une réunion.

Oui, atterrir! Parce que des fois, on sort justement d’une autre… réunion! On a besoin de faire le vide entre les deux, de se détendre les neurones, de prendre soin des humains que nous sommes avant de nous concentrer sur les tâches!

Dans un contexte virtuel, nous vous le recommandons chaudement, car les check-in servent à prendre la température de l’équipe et à offrir des moments de socialisation. Que ce soit en mode virtuel ou en présentiel, les check-in sont d’excellents moyens pour favoriser la cohésion de votre équipe.

On a besoin de faire le vide entre deux réunions, de se détendre les neurones, de prendre soin des humains que nous sommes avant de nous concentrer sur les tâches!

L'équipe Boostalab

Les bonnes pratiques

Bien sûr, on ne veut pas que ces moments grugent trop de temps sur les sujets prévus à la rencontre. Lorsqu’on connaît bien notre équipe, et qu’on sait qu’elle a tendance à étirer les conversations, il est possible de nommer un·e gardien·e du temps.

Cette personne aura pour mandat de recadrer gentiment l’équipe. Exemple : “Hey gang, je trouve merveilleux d’en apprendre autant sur vous! Mais le temps file, et nous avons beaucoup de sujets à couvrir, je propose qu’on accélère ce tour de table.”

On s’assure également que tous les gens présents à la rencontre puissent parler. Idéalement, on essaie de faire en sorte que chaque personne ait un temps de parole équivalent.

On peut faire un tour de table de manière spontanée, ce qui veut dire qu’on prend la parole lorsqu’on le souhaite. On peut aussi passer le relais entre participant·e·s: “J’ai fini de parler et je passe le relais à …”
L’animateur·trice peut également se charger de désigner celui ou celle à qui c’est le tour.

Chez Boostalab, on aime bien que celui ou celle qui anime la rencontre, termine les tours de table.

Idées de questions à poser en check-in

L’idée derrière le check-in, c’est de faire parler notre équipe avant de se plonger dans le vif du sujet. À vous de déterminer quelle teinte donner à votre check-in; Un ton léger? Un moment de bienveillance? Un moment de partage entre collègues? Un épisode rigolo, mais expéditif?

Afin de vous inspirer, nous vous avons concocté cette petite liste de questions à poser en check-in. N’hésitez pas à adapter celles-ci à vos réalités!

Bien entendu, chez Boostalab, les lundis, il y a le fameux :

Comment s’est passé votre week-end?

S’il y a trop de sujets à l’ordre du jour, on va plutôt droit au but, avec une question qui appelle une réponse succincte tel que:

Quel est votre moment fort du week-end?
Qu’est-ce que vous avez mangé ce midi?
En un mot, comment décririez-vous votre état d’esprit aujourd’hui?
À quel superhéros vous identifiez-vous cette semaine?

On apprécie aussi les questions qui nous font découvrir des facettes inédites de nos collègues tel que:

Qu’est-ce qui vous fait le plus rire dans la vie?
Quelle est votre série coup de cœur de la saison?
Quelle personne vous a le plus marqué, dans votre parcours professionnel?
Qu’est-ce qui vous a inspiré cette semaine?
Quel style vestimentaire aviez-vous à l’adolescence?
Quel livre a marqué votre vie?

Si vous êtes en vidéoconférence et que vous êtes des habitué·e·s des tableaux blancs, vous pouvez aussi faire un check-in aidé de supports visuels.
Par exemple: La personne qui fait l’animation de la rencontre glisse au préalable sur un tableau blanc, des images ou des « GIF » représentant plusieurs états d’esprit et demande aux gens présents, lors du check-in, de mettre leur nom à côté de l’image qui les représente le plus.

Et les check-out?

On ne vous suggère pas de faire des check-out à toutes vos rencontres, mais pour certaines réunions il peut être bénéfique de faire un autre tour de table, à la fin.
Pensez à ces rencontres stratégiques ou tout le monde sort un peu alourdi…

Dans ces cas-là, les questions de check-out aideront à clore la rencontre en beauté!

Voici quelques exemples:

Comment ressortez-vous de cette rencontre?
Qu’est-ce que vous avez apprécié dans cette rencontre?
En un mot que retenez-vous de cette rencontre?

Une de nos collègues nous a récemment suggéré (et nous l’avons adopté avec bonheur!) de faire un check-out en offrant de la reconnaissance à un·e collègue:
Elle a appelé cela “le moment de gratitude”, et notre équipe a fort apprécié cette sortie positive de réunion. En offrant de la reconnaissance et en entendant les autres parler de ce pour quoi ils avaient de la gratitude, nous avions tous le cœur léger même… après 3h de réunions!

Et vous? Quelles questions utiliserez-vous pour bien faire atterrir votre équipe en réunion?