Comment gérer un·e employé·e sous-performant·e sans créer de tensions

Parler de sous-performance, c’est comme faire une opération délicate : il faut aller droit au cœur du problème, sans abîmer ce qui fonctionne bien. Quand un·e employé·e ne répond pas aux attentes, l’enjeu dépasse la simple productivité. Le climat de travail en prend souvent un coup : frustration chez les collègues, sentiment d’injustice, tensions qui s’installent.

Comment aborder la situation avec bienveillance et efficacité, sans transformer la discussion en duel de regards tendus? Voici des pistes concrètes pour amorcer ce type d’échange avec respect, courage et bienveillance.

1. Identifier la sous-performance… avant de tirer des conclusions trop vite

Avant de sonner l’alarme, il faut d’abord comprendre ce qu’on observe. Une baisse d’énergie passagère? Un projet plus complexe que prévu? Ou un vrai problème de performance qui dure?

Les signaux à surveiller :

• Des délais qui explosent comme du popcorn
• Une qualité de travail en dents de scie
• Une attitude désengagée : peu d’initiative, absence aux réunions, motivation en chute libre

Selon une étude de Harvard Business Review, la performance au travail est souvent influencée par des facteurs externes comme le stress ou le manque de clarté dans les attentes. (1) Avant de réagir, creusons un peu.

2. Clarifier les attentes… parce que personne n’a une boule de cristal

Si l’employé·e rame, est-ce que les consignes étaient limpides dès le départ? On croit souvent que tout est clair, mais dans la réalité, ce n’est pas toujours le cas.

Voici quelques pistes d’action à privilégier :

✔ Revoir ensemble les objectifs et s’assurer qu’ils sont bien compris.

✔ Privilégier des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels).

✔ Expliquer comment le travail de l’employé·e s’intègre dans l’ensemble du projet ou de l’équipe.

Une recherche de McKinsey montre que 70 % des employé·es sont plus performant·es lorsqu’ils ou elles comprennent clairement leur rôle et les attentes qui y sont associées. (2)

3. Creuser les vraies raisons (sans jouer à Sherlock Holmes… ni à Miss Marple)

La sous-performance peut avoir mille et une causes :

• Un manque de compétences (et donc un besoin de formation)
• Un manque de motivation (un projet sans sens, ça ne fait vibrer personne)
• Des difficultés personnelles (parce que la vie, ce n’est pas que des tableaux Excel et des réunions sur Teams)

Mais attention à ne pas enfiler trop vite le chapeau du détective. Nos biais inconscients peuvent nous faire tirer des conclusions rapides – et souvent erronées. Par exemple, on pourrait penser que la personne « manque d’initiative », alors qu’elle se sent simplement exclue ou qu’elle traverse une période difficile.

Quoi faire?

✔ Prendre un pas de recul et rester curieux·se : poser des questions ouvertes, comme « Comment te sens-tu par rapport à tes tâches en ce moment? »

✔ Observer l’environnement de travail : est-ce un problème individuel ou est-ce que plusieurs membres de l’équipe vivent des enjeux similaires?

✔ Se rappeler que nos interprétations ne sont pas toujours des faits. C’est souvent en écoutant sans jugement qu’on découvre ce qui se joue vraiment.

Selon Gallup, 85 % des employé·es se sentent plus engagé·es quand leur gestionnaire prend le temps d’échanger sur leurs défis professionnels. (3)

4. Offrir un feedback… pas un sermon

Donner du feedback, c’est tout un art. Trop sec, il blesse. Trop flou, il passe à côté. L’objectif? Être clair·e, respectueux·se et tourné·e vers l’action.

Plutôt que de camoufler les points à améliorer entre deux compliments (adieu, méthode du sandwich!), misez sur une approche plus directe et authentique. Vos employé·es n’ont pas besoin d’être ménagé·es à tout prix. Ce qu’ils et elles attendent, c’est de la clarté bienveillante, pas des détours.

Adoptez une approche plus efficace et plus honnête :

✔ Décrivez ce que vous avez observé, sans jugement : « J’ai remarqué que certaines tâches prennent plus de temps que prévu. »

✔ Partagez votre intention : « Mon but, c’est qu’on identifie ensemble ce qui pourrait faciliter ton travail. »

✔ Invitez à la discussion : « Comment tu vois les choses de ton côté ? Est-ce qu’il y a quelque chose qui te freine? »

Et surtout, rappelez-vous : un bon feedback, ce n’est pas un monologue. C’est une conversation. Celle qui ouvre la porte à des ajustements concrets, à plus d’autonomie… et à une relation de confiance durable.

5. Co-construire un plan d’amélioration (plutôt que de l’imposer)

Personne n’aime qu’on lui dise « Fais mieux » sans explication ni soutien. Pour progresser, vos employé·es ont besoin d’un cap clair… et de se sentir accompagné·es dans le processus.

C’est là que votre posture de coach entre en jeu. Plutôt que de dicter quoi faire, impliquez la personne dans la réflexion. Ensemble, vous pourrez identifier ce qui doit changer, mais aussi comment y arriver.

✔ Définissez des objectifs réalistes et des étapes concrètes avec votre employé·e.

✔ Repérez les ressources utiles : formation, mentorat, outils ou même un réaménagement des tâches.

✔ Planifiez des points de suivi réguliers pour garder le cap — sans tomber dans la microgestion. (L’idée, c’est la bienveillance, pas la pression constante.)

Quand une personne contribue à bâtir son propre plan de développement, elle s’y engage davantage. Et vous, vous renforcez votre rôle de gestionnaire-coach : celui ou celle qui guide, sans diriger à sens unique.

6. Valoriser les progrès (même petits, car la reconnaissance alimente la motivation)

Il n’y a rien de plus décourageant que de faire des efforts sans jamais recevoir de reconnaissance. Pourtant, remarquer et souligner les avancées – même minimes – peut faire toute la différence. Cela renforce la motivation, le sentiment d’accomplissement et la confiance.

Pensez-y :

✔ Remerciez une personne pour les progrès que vous avez observés dans son travail.

✔ Soulignez les avancées collectives lors d’une réunion d’équipe ou dans un message de remerciement (sans exagérer – restez sincère).

Selon une étude de Gallup, les personnes qui reçoivent de la reconnaissance régulière sont 4 fois plus susceptibles d’être engagées dans leur travail et 3 fois plus susceptibles de rester dans leur organisation. (4)

7. Et si rien ne change? Adopter une approche progressive

Malgré vos efforts, la situation demeure inchangée? Il est alors temps de considérer des mesures plus structurées :

• Rappelez formellement les attentes : clarifiez par écrit les objectifs et les comportements attendus.
• Offrez un soutien supplémentaire : proposez du coaching ou du mentorat pour accompagner l’employé dans son développement.
• En dernier recours : si aucune amélioration n’est constatée, envisagez une réaffectation à un autre poste ou une séparation professionnelle.

Selon une étude de la Society for Human Resource Management (SHRM), plus de 60 % des employés en difficulté montrent des signes de progression avec un suivi adapté. (5)

Gérer la sous-performance avec tact… et avec les bons soft skills

Personne n’aime gérer la sous-performance. Mais avec les bons réflexes – et surtout les bonnes compétences humaines – c’est tout à fait possible, sans drame ni malaise.

En gardant le cap sur la clarté, en offrant un vrai soutien et en reconnaissant les efforts, vous créez un cadre sécurisant où l’amélioration devient non seulement possible, mais naturelle. Et c’est là que les soft skills prennent toute leur valeur : l’écoute, l’empathie, la communication bienveillante… Ce sont ces habiletés qui permettent de naviguer dans les zones floues du quotidien avec tact et impact.

Et puis, soyons honnêtes : il n’est pas rare qu’un·e employé·e en difficulté se transforme, avec un bon accompagnement, en une personne engagée et performante. Il faut juste savoir semer au bon moment – et avec les bons outils relationnels.

Et si on repensait l’apprentissage des soft skills?

Mieux travailler ensemble, mieux s’adapter, mieux communiquer… Les soft skills sont au cœur de la réussite collective. Mais encore faut-il des approches qui donnent envie de les intégrer au quotidien. C’est exactement ce que l’on propose chez Boostalab.

Parce qu’apprendre, ce n’est pas juste écouter ou lire des concepts théoriques. C’est expérimenter, pratiquer, ajuster… et surtout, passer à l’action.

Nos solutions

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Références

1. Goler, L., Gale, J., Harrington, B., & Grant, A. (2018). Why people really quit their jobs. Harvard Business Review.
2. McKinsey & Company. (2022). The Future of Work. McKinsey Global Institute.
3. Gallup. (2021). State of the Global Workplace: 2021 Report. Gallup Press.
4. Gallup (2023). From Praise to Profits: The Business Case for Recognition at Work. Gallup Press.
5. Society for Human Resource Management. (2022). State of the Workplace Study 2021–2022. SHRM.