Comment offrir du feedback à un candidat non retenu?

Bien qu’il n’est jamais facile d’annoncer à une personne qu’elle n’a pas été retenue pour un poste et qu’elle ne recevra pas une offre d’emploi, il est possible d’utiliser cette expérience à bon escient en offrant du feedback. Prendre le temps de revenir sur le processus d’embauche et expliquer les motifs qui nous ont poussés à prendre notre décision peut être non seulement pertinent et formateur pour le ou la candidat·e non retenu·e, cela peut également apporter son lot d’avantages pour l’entreprise qui recrute.

En effet, un·e candidat·e non retenu·e sera probablement plus enclin·e à postuler pour un futur poste au sein de votre entreprise après avoir reçu un feedback constructif et respectueux. Offrir un feedback à un·e candidat·e provenant de l’interne est aussi un excellent moyen d’entamer un dialogue sur son plan de développement au sein de l’entreprise.

Voici quelques éléments à considérer afin d’offrir le meilleur feedback possible.

Planifiez le feedback

Assurez-vous de planifier un moment pour donner le feedback dès l’entretien d’embauche. Savoir que vous aurez à rendre des comptes aux candidats vous aidera à bien analyser les candidatures et à faire preuve d’une plus grande impartialité dans votre processus de sélection. Aussi, il vaut mieux fournir le feedback dans un délai raisonnable, pas trop rapidement après l’annonce. Le ou la candidat·e aura probablement une meilleure capacité d’écoute une fois que le choc de l’annonce sera passé.

Déterminez et gardez le cap sur vos motivations

Une personne qui se voit refuser un poste qu’elle désire peut être particulièrement émotive, avoir de la difficulté à bien écouter, parler beaucoup ou au contraire être figée. Il est donc très important de déterminer au préalable les raisons pour lesquelles il est important pour vous de donner du feedback, afin de vous aider à livrer l’information avec succès. Certaines bonnes raisons d’offrir de la rétroaction peuvent être:

• Assurer la crédibilité du processus,
• Créer une expérience positive pour les candidats·es,
• Faciliter les démarches futures des candidats·es,
• Augmenter les chances de développement d’un·e candidat·e interne.

Ciblez les principaux points à communiquer

Centrer votre message sur trois ou quatre points que vous jugez être les plus importants à communiquer. Vouloir en dire trop pourrait diluer la qualité de l’information transmise. Bien qu’il est important de parler des points de vigilance, qui ont ultimement défavorisé le ou la candidat·e, prenez soin de souligner quelques éléments positifs que vous avez observés au cours du processus. Le feedback peut porter entre autres sur les réponses aux questions de l’entrevue d’embauche, sur la nature des propos tenus par la personne, sur la concordance ou divergence en lien avec le poste, etc.

Amorcez l’échange du bon pied

Arrivez à la rencontre, qu’elle ait lieu en personne ou à distance, avec les idées claires et l’esprit présent. Rappelez-vous vos motivations à tenir cet échange et soyez attentif à communiquer des informations claires et constructives avec bienveillance. Donnez l’opportunité au candidat ou à la candidate de répondre ou de poser des questions par rapport aux points que vous apportez, mais rappelez-vous bien qu’il ne s’agit pas d’une occasion de vous faire changer d’idée sur la décision prise au préalable.

Livrez le message de façon structurée

Commencez par énumérer les points forts en donnant des exemples concrets. Cela permet de mettre la table pour ensuite parler des éléments qui ont penché en la défaveur de la candidature. Évitez les allers-retours entre les points forts et les points de vigilance, ce qui pourrait causer de la confusion dans le message que vous tentez de communiquer. Répondez aux questions de votre interlocuteur·trice à mesure que celles-ci surviennent et assurez-vous de lui laisser le temps de bien recevoir l’information et de s’exprimer au besoin.

Sollicitez à votre tour un feedback

Ne ratez pas l’occasion d’obtenir de l’information précieuse et constructive de la part de votre candidat·e non retenu·e. Prévoyez un moment à la fin de l’échange pour lui poser des questions sur ses impressions au sujet du processus d’embauche. Tentez d’être le plus précis possible dans le type de questions posées, par exemple :

Offrir du feedback peut sembler comme quelque chose de pénible, qui demande du temps et de l’énergie, mais ne sous-estimez pas les avantages et bienfaits que cette étape peut ultimement vous apporter!