Comment bien communiquer un changement dans une entreprise

Communiquer un changement en entreprise, ça peut parfois sembler comme annoncer une rupture… devant une salle pleine de monde. Pas facile à dire. Pas agréable à entendre. Et souvent tout le monde est un peu sur les nerfs.

Que l’on soit la personne qui pilote le changement ou celle qui le subit, ces périodes sont remplies d’incertitudes. Elles réveillent les résistances, chamboulent les repères et bousculent les routines. Bref, ce n’est pas le moment idéal pour improviser.

Heureusement, une communication bien pensée peut faire toute la différence. Elle peut rassurer, mobiliser et même… donner envie d’embarquer. Alors, comment s’y prendre pour que le message passe avec clarté, humanité et efficacité?

Pourquoi la communication est-elle cruciale lors d’un changement?

Communiquer pendant un changement, ce n’est pas juste une case à cocher dans un plan de gestion de projet. C’est l’équivalent organisationnel de mettre sa ceinture de sécurité avant de prendre la route : ça ne garantit pas qu’il n’y aura pas de secousses, mais ça réduit sérieusement les risques de dégâts.​

Selon une étude de McKinsey, les organisations qui adoptent une approche rigoureuse et mettent en œuvre un ensemble complet d’actions de transformation – y compris une communication efficace – voient leur taux de succès tripler, passant de 26 % à 79 %.​ (1)

Pourquoi un tel écart? Parce que le changement, même bien intentionné, peut générer du stress, de l’incertitude et de la résistance. Une communication claire, transparente et empathique agit comme un baume apaisant sur ces réactions naturelles.​ (2)

Prenons un exemple concret : imaginez une entreprise qui décide de modifier ses horaires de travail pour mieux s’adapter aux besoins des clients. Si cette décision est annoncée sans explication ni consultation, les employé·es peuvent se sentir pris·es au dépourvu, voire trahi·es.

En revanche, si la direction consulte les gestionnaires pour évaluer les impacts sur les équipes, communique les raisons du changement, explique les bénéfices attendus et offre un espace pour poser des questions, les employé·es sont plus susceptibles de comprendre et d’accepter la nouvelle organisation.​

Les étapes clés pour bien communiquer un changement

1. Préparer le terrain

Avant de parler, il faut écouter. Et surtout, bien comprendre à quoi on s’attaque. Changer un outil, réorganiser une équipe, revoir une politique RH… ça ne se fait pas en claquant des doigts. Ça touche des personnes, des façons de faire, parfois même des identités professionnelles. C’est pourquoi il est essentiel, avant même de rédiger le premier courriel d’annonce, de prendre un moment pour analyser les impacts :

• Qui sera concerné?
• Qu’est-ce que ça va changer pour leur quotidien?
• Quelles réactions peut-on anticiper?
• Quelles questions vont surgir?

C’est en répondant à ces questions qu’on peut bâtir une stratégie de communication qui tient la route.

Et non, ça ne veut pas dire écrire un roman en 23 chapitres. Un bon plan de communication, c’est simplement un outil qui permet de dire les bonnes choses, aux bonnes personnes, au bon moment.

2. Choisir les bons canaux

Certain·es préfèrent un message concis et direct, d’autres ont besoin de temps pour assimiler les choses, ou cherchent à en discuter pour mieux comprendre. Nos styles de communication varient et il est essentiel d’en tenir compte pour éviter les malentendus.

C’est pourquoi il vaut mieux combiner plusieurs canaux, par exemple :

→ Une rencontre pour celles et ceux qui aiment échanger en direct

→ Un mémo structuré pour les personnes qui aiment avoir tous les faits en main

→ Une FAQ pour celles qui cherchent à comprendre l’impact concret sur leur quotidien

→ Un petit message personnalisé pour celles qui préfèrent aller droit au but

En diversifiant les formats, on maximise les chances que le message atterrisse… et qu’il colle.

3. Impliquer les leaders et les ambassadeur·ices

Quand un changement se prépare, la direction n’est pas la seule voix qui compte. Les gestionnaires de proximité, tout comme les leaders informels, ont une influence précieuse. Ce sont souvent eux·elles que les équipes écoutent… ou interrogent à la machine à café. Leur implication donne du poids au message et peut faire basculer bien des hésitations.

Prenons un exemple : une organisation prévoit de migrer tous ses fichiers vers un nouveau système infonuagique. Plutôt que d’envoyer une note en mode « Surprise! Dès lundi, tout change! », l’équipe de projet peut:

✓ Consulter les gestionnaires

✓ Identifier les points sensibles (le fameux classeur partagé de l’équipe marketing!)

✓ S’appuyer sur quelques allié·es bien placé·es pour relayer les infos avec clarté et enthousiasme

Résultat? Moins de soupirs… et plus de clics sur le bouton Connecter.

4. Miser sur la tête, le coeur et les mains

Communiquer un changement, ce n’est pas juste partager des faits. C’est aussi reconnaître ce que les gens ressentent et leur donner les moyens d’agir.

Oui, il faut expliquer le pourquoi du changement – les raisons, les objectifs, les impacts. Mais il faut aussi parler avec honnêteté des zones floues, des défis à venir et des préoccupations légitimes. Cette transparence nourrit la confiance, même quand le message est difficile à entendre.

Et surtout, il faut ouvrir la porte au dialogue. La communication ne peut pas être à sens unique:

• Répondez aux questions
• Accueillez les réactions
• Écoutez les idées

C’est ce qui permet aux personnes concernées de s’approprier le changement, à leur rythme.

Quand on aligne la tête (comprendre), le cœur (se sentir écouté·e et considéré·e) et les mains (savoir quoi faire concrètement), le changement devient non seulement plus clair… mais aussi plus mobilisateur.

Des pièges à éviter

✗ Négliger la communication : Le manque d’information peut conduire à des rumeurs et à une résistance accrue.​

✗ Utiliser un langage trop technique : Il est important de s’assurer que le message est compréhensible par tout le monde.​

✗ Ignorer les émotions : Le changement peut susciter des peurs et des incertitudes. Il est crucial de reconnaître ces émotions et d’y répondre avec empathie.​

Pour que le changement devienne un moteur, pas un frein

Communiquer un changement, ce n’est pas (seulement) envoyer un courriel bien rédigé ou organiser une réunion d’équipe. C’est un processus vivant, qui demande de la préparation, de la transparence, de l’écoute… et une bonne dose d’humanité.

Lorsqu’elle est bien pensée, la communication devient un véritable levier. Elle apaise les résistances, clarifie les intentions et peut même renforcer votre culture organisationnelle.

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Références

1. Keller, S., & Price, C. (2015). How to beat the transformation odds. McKinsey & Company.
2. McKinsey & Company. (2020, February 12). Beyond hiring: How companies are reskilling to address talent gaps. McKinsey & Company.