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On vous confie un projet? C’est emballant! Vous ne serez pas seul pour le réaliser? C’est encore mieux! Maintenant, comment vous assurer que vos collaborateurs soient tout aussi enthousiastes que vous et alignés sur le même objectif? En organisant une rencontre de lancement de projet qui soit engageante. Souvent appelée kick-off meeting, cette rencontre permet de présenter la même information sur le projet à tous ceux qui sont interpellés à y jouer un rôle dans la réalisation des livrables.

Les personnes réunies ne se connaissent pas nécessairement ou n’ont pas l’habitude de collaborer? Pas de souci, le déroulement de rencontre proposé dans cet outil permet également de créer le climat propice au succès du projet.

Avec cette rencontre de lancement de projet, vous aurez donc transmis toute l’information nécessaire au démarrage du projet, les objectifs seront clairs pour chacun et l’équipe aura établi les modes de collaboration à privilégier pour que le projet soit un succès dont tout le monde sera fier. Le tout, en deux heures top chrono.

 

QUAND?
  • Lorsque vous avez le « go » officiel pour démarrer le projet.
  • Après avoir discuté individuellement avec chacune des personnes impliquées, afin de clarifier leurs contributions attendues ainsi que de valider leur intérêt dans le projet.

 

COMMENT?
  • Préparez l’ordre du jour de la rencontre en vous inspirant du déroulement proposé.
  • Utilisez la fiche de projet que vous aurez, au préalable, complété et validé auprès du décideur du projet. Vous pourrez bonifier l’information lors de cette rencontre.
  • Invitez toutes les personnes qui seront contributeurs dans le cadre du projet puisque la rencontre de lancement de projet sert à préciser qui fait quoi et quand. Les personnes qui seront impactées par le projet mais qui n’ont pas à contribuer à la réalisation des livrables pourront être informées d’une autre façon.
  • Certains membres de l’équipe projet travaillent à distance? N’oubliez pas de les inviter à participer à la rencontre par téléphone ou vidéoconférence afin de démarrer le projet et établir les bases de collaboration tous ensemble.
  • Soyez transparent en présentant le projet, les enjeux possibles et les risques reliés.
Auteur(s)
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Sylvie Beausoleil

Coach professionnelle, Sylvie compte 25 ans d’expérience en rôle-conseil et à titre de gestionnaire dans le domaine des arts, de la culture et de la production d’événements. Détentrice d’une maîtrise en gestion de projet, elle se spécialise en développement stratégique et organisationnel des approches en projet. Collaborer avec Sylvie, c’est…

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